Jak odpowiednio przygotować się do negocjacji?
Przed rozpoczęciem negocjacji bardzo ważnym elementem w stosunkach z Azją jest właściwe przygotowanie się do nich, ze względu na to, że nasze kultury w znacznym stopniu różnią się od siebie. Wiedza ta może być szczególnie przydatna przy imporcie z Chin.
Jednym z ważniejszych kroków do przypodobania się chińskim kontrahentom jest adekwatny dobór ubioru, który będzie oficjalny, schludny i w ciemniejszych odcieniach. Bardzo ważne jest posiadanie wizytówek, które powinny być dwustronnie nadrukowane. Z jednej strony w wydaniu chińskim, a z drugiej w angielskim. Jest to ważny szczegół, ponieważ nie każdy Chińczyk jest dobrze zaznajomiony z językiem angielskim, a także nie jest to język popularny w Chinach, zwłaszcza wśród starszego pokolenia. Na takowej wizytówce powinno się znaleźć się imię i nazwisko wraz z nazwą firmy, którą przyjechaliśmy reprezentować, a także pozycja, jaką w niej obejmujemy. Nasza pozycja wbrew pozorom jest bardzo istotna, iż Chiny są państwem kolektywistycznym i w każdej grupie występuje wyraźna hierarchia. Dzięki takiej informacji wiedzą, z kim rozmawiają, i jak mają się do nas odnosić.
Otwieranie i postępowanie w trakcie negocjacji
Dla Chińczyków zawsze wstępem do rozpoczęcia negocjacji jest nawiązanie dobrych relacji z partnerami. Nie interesują ich bezosobowe negocjacje. Czas takich negocjacji jest nieograniczony, więc należy uzbroić się w cierpliwość. Nie znajdziemy tam miejsca na powiedzenie “Czas to pieniądz”. Przez cały czas należy zwracać się do osób po nazwisku, inaczej może być to uznane za niegrzeczne.
Trzeba zwrócić uwagę na to, że chińska strona będzie używała komunikacji pośredniej i wysokiego kontekstu wypowiedzi. Nasi partnerzy nie powiedzą nam nic wprost (zwłaszcza słowa “nie”), a także przekazy z ich strony nie będą klarowne.
Długie budowanie relacji i poznanie się bliżej, nie tylko od strony zawodowej, może prowadzić do wprowadzania ustępstw, z obu stron negocjacji. Kontrakty też przeważnie są krótkie i niezbyt szczegółowe.
Sprawdź, dlaczego warto podpisać kontrakt handlowy z chińskim dostawcą!
Czymś, co mogłoby zniszczyć całą naszą pracę włożoną w utworzenie relacji, byłoby narażenie naszego partnera na “utratę twarzy” (np. poprzez otwartą krytykę), jest to dla Chińczyków niedopuszczalne.
Końcowa faza negocjacji i prezenty
Ustalenia czasem dopracowywane są w ostatnim momencie lub nawet po zakończeniu negocjacji. Warto pamiętać, że uzgodnienia nie zawsze są ostateczne. Zdarza się, że wraca się do nich po długim czasie, gdy my z naszej perspektywy myślimy, że już wszystko zostało ustalone (czas spiralny). Podczas kończenia negocjacji trzeba być uważnym, ponieważ Chińczycy mogą testować naszą wytrzymałość. Często pokazują, że negocjacje utknęły w martwym punkcie, lecz w ostatnim momencie podpisują kontrakt.
Oprócz odpowiedniej ilości wizytówek, wypada pod koniec negocjacji wręczyć swojemu partnerowi upominek. Jednakże należy poprzedzić wręczenie prezentu rozmową, w której nasz partner odmówi przyjęcia go kilkukrotnie i dopiero potem się zgodzi. Nie jest mile widziane wręczanie takiego upominku przy większej liczbie osób, najlepiej zrobić to w cztery oczy.
