W każdej firmie spotkamy się z dokumentacją papierową. Nie zmienia to jednak faktu, że coraz częściej w przedsiębiorstwach stawia się na digitalizację. Co oznacza ten proces i jakie korzyści może przynieść?

Co daje skanowanie dokumentacji?

1. lepszy dostęp do zasobów

Model pracy zdalnej wykorzystywany jest przez wiele przedsiębiorstw. Mowa zarówno o niewielkich firmach, jak i o olbrzymich korporacjach. Wiele osób nie wyobraża sobie pracy bez możliwości wykonywania obowiązków z domu. Jeśli jednak podczas realizacji swoich zadań wymaga się od nas korzystania z określonych akt, sprawa może się skomplikować, bo znajdujemy się przecież daleko od firmowego archiwum. Digitalizacja dokumentów rozwiązuje ten problem. Dzięki niej niezależnie od tego, w jakim miejscu się znajdujemy, możemy zajrzeć do interesujących nas akt.

2. lepszy kontakt z klientami

Potrzebujesz szybko podzielić się dokumentem z klientem czy potencjalnym partnerem biznesowym. Digitalizacja dokumentów sprawia, że takie zadanie możemy wykonać w mgnieniu oka. Znikają więc nieporozumienia czy konieczność oczekiwania na to, aż akta dojdą do nas tradycyjną drogą.

3. codzienna wygoda

Skanowanie dokumentów oznacza, że do dyspozycji mamy elektroniczną formę akt, którą bez problemu można kopiować, wysyłać i udostępniać. W praktyce oznacza to, że zatrudnione osoby nie muszą ze sobą kolidować w dostępie do zbiorów. Zamiast tego każda z nich może w wybranym przez siebie momencie skorzystać z zasobów. Koniec więc z oczekiwaniami i idącą za tym irytacją.

Komu zlecić skanowanie dokumentów?

Może się wydawać, że sama czynność skanowania nie jest specjalnie trudna. To prawda. W przypadku procesu na masową skalę musimy jednak tak zaplanować całą czynność, by skanowanie nie zajęło nam wieków. Potrzebne będzie specjalistyczne wyposażenie, z którym da się sprawnie zadbać o to przedsięwzięcie. Dodatkowo zaawansowany sprzęt doskonale odda wszystkie szczegóły dokumentu.

Dobrze będzie zdać sobie sprawę także z tego, że przecież samo skanowanie dokumentów nie wystarczy, by stworzyć z takich plików funkcjonalne archiwum. Dopiero zastosowanie odpowiedniego oprogramowania pozwoli dobrze opisać pliki i podzielić je na kategorie. W przeciwnym wypadku otrzymamy po prostu zbiór skanów, z którego trudno będzie skorzystać.

Jak działają specjaliści, czyli kilka słów o współpracy z przedsiębiorstwami oferującymi usługi skanowania i digitalizacji dokumentów

Usługobiorcy, którzy przeprowadzają digitalizację dokumentów mają doświadczenie w archiwistyce, dlatego mogą profesjonalnie podejść do wykonywanego zadania. Oprócz tego są to osoby zaufane – obowiązuje je tajemnica zawodowa. Współpracując z rzetelnymi podmiotami nie musimy więc martwić się o to, że informacje o naszej firmie wydostaną się na zewnątrz. Rzetelną pomoc w skanowaniu i digitalizacji dokumentów oferuje m.in. firma Rhenus.